Завершение проекта по цифровизации стало знаковым событием для повышения эффективности работы Министерства культуры Челябинской области. Ранее процесс сбора и обработки данных о «экономии бюджетных средств по итогам конкурентных процедур в рамках 44‑ФЗ» занимал до шести часов. Информация поступала из различных подведомственных учреждений и обрабатывалась вручную, что значительно увеличивало риск ошибок и задержек.
В рамках реализации проекта, использующего технологии бережливого управления, команда министерства провела масштабную работу. Специалисты настроили формирование отчётов в модуле Государственной информационной системы «Региональная система управления данными», а также разработали и внедрили электронную форму «Отчёт по экономии еженедельный» с возможностью прямого ввода данных.
Все подведомственные учреждения получили доступ к новой системе. Для ответственных сотрудников были подготовлены пошаговые инструкции, а также проведён обучающий семинар. После этого обновлённый процесс был успешно протестирован и запущен в эксплуатацию.
Ключевым изменением стало создание единого цифрового канала для приёма отчётности, которого ранее не существовало. Теперь система автоматически проверяет корректность введённых данных, а обработка информации стала прозрачной на каждом этапе. Время подготовки отчёта сократилось до 1,5 часа — в четыре раза по сравнению с предыдущей практикой.
У руководства министерства теперь есть возможность получать актуальную и достоверную информацию для принятия оперативных решений, включая своевременное перераспределение сэкономленных средств. «Завершение этого проекта — важный шаг в цифровизации и повышении эффективности работы Министерства культуры Челябинской области. До начала оптимизации формирование еженедельного отчёта занимало до шести часов: данные собирались и обрабатывались преимущественно вручную, что создавало риски ошибок и задержек. Благодаря внедрению модуля в системе ГИС РСУД мы не только сократили время процесса в четыре раза, но и обеспечили подведомственным учреждениям удобный электронный формат предоставления информации. Теперь отчётность формируется быстрее, прозрачнее и с меньшими трудозатратами, а высвобожденное время сотрудники могут направить на решение содержательных задач. Мы продолжим контролировать соблюдение стандартов оптимизированного процесса и проводить анализ достижения целевых показателей», — прокомментировала заместитель министра культуры Челябинской области Елена Карпова.
Проект вошёл в 12‑ю волну инициатив региона, и его карточка была утверждена губернатором Челябинской области. Это демонстрирует стремление региона к модернизации и повышению эффективности государственных процессов в сфере культуры.